En tant que chef d’entreprise, vous vous interrogez souvent sur l’efficacité du travail en équipe. Le management implique de mettre en place des solutions adaptées à tous vos collaborateurs. Votre rôle est de trouver une bonne organisation afin que le collectif atteigne ses objectifs. De nombreux outils de gestion de projet existent pour vous aider à coordonner et à répartir les tâches entre vos salariés. RenÊtre Coaching vous explique leurs avantages. Vous ne pourrez plus vous en passer !  

Les avantages des outils de gestion de projet

Manager ou chef d’équipe, c’est sur vous que repose la réussite d’une entreprise. Elle passe par une planification bien rodée des différentes tâches de vos collaborateurs.  

Les outils collaboratifs présentent de nombreux avantages : 

• une meilleure organisation et répartition des tâches : identifier et prioriser celles à accomplir puis les distribuer en fonction des missions de chacun. Un planning aide à visualiser les actions en cours, à venir ou terminées, ce qui permet de respecter les délais.
• une bonne communication : échanger entre collaborateurs et être alerté par des notifications pour connaître l’avancement de chacun.
• un partage des documents facilité : plus besoin d’envoyer un mail pour demander un dossier à un collègue. Tous les fichiers indispensables sont regroupés dans un seul et même endroit. 

 Vous avez un projet à mettre en place au sein de votre entreprise ? RenÊtre Coaching vous aide à matérialiser les étapes. Pour commencer, le coach vous invite à tracer une ligne du temps et à dessiner une croix qui représente l’ici et maintenant. Vous notez ensuite au bout de la flèche la date de lancement du projet. C’est l’heure de passer à l’action et de réunir votre équipe pour un brainstorming ! À vous de choisir entre les post-its, le tableau blanc, le travail en sous-groupes ou les échanges ensemble à l’oral. Vous listez toutes les étapes clés et les tâches à réaliser pour la mise en œuvre et la concrétisation du projet. Puis chacun se positionne sur la ligne du temps en fonction de ses appétences et compétences ou fiches de poste. Il ne reste plus qu’à organiser chaque phase en ordre chronologique. Vous avez donc transformé une idée en projet et en rétroplanning pour passer à l’action !

Les fonctionnalités des logiciels  

Vous recherchez un outil de gestion de projet performant pour piloter l’ensemble ? Vous vous rendez compte qu’il vous manque une solution qui vous aiderait à être plus efficace ? Un logiciel complet offre les fonctionnalités incontournables dont toute entreprise a besoin. 

1. La planification et la gestion des tâches

Un module de planification donne une vue d’ensemble du projet. En un coup d’œil, vous avez accès à toutes les étapes à franchir et aux tâches à effectuer pour le mener à bien. Vous pouvez même attribuer à chaque collaborateur ce qu’il a à accomplir et ajouter des commentaires. Cela vous permet d’anticiper les difficultés, de modifier certains paliers si besoin et d’adapter le déroulement des différentes phases. Des outils comme Notion ou Trello sont très appréciés pour la gestion des tâches. Ils permettent même de mettre à disposition des clients des templates prêts à l’emploi. 

2. Le suivi du temps

En tant que manager, vous pouvez proposer à vos salariés un traqueur de temps de type Toggle track. Chacun prend ainsi réellement conscience du temps passé sur chaque tâche, des périodes productives ou non et des pistes d’amélioration sur sa gestion du temps. Pour mettre en place des stratégies de gestion du temps, nous vous donnons quelques conseils qui contribueront au bien-être de vos employés. Le carnet Boost’R de RenÊtre Coaching vous aide à mieux gérer votre temps et à atteindre vos objectifs.

3. La gestion des ressources et des informations

Pour mener à bien un projet, vous disposez de différentes ressources. Vous avez attribué une tâche à une seule personne, mais cela ne suffit pas ? Il vous faudra réévaluer la répartition des ressources humaines. De plus, chaque membre de l’équipe a accès à l’ensemble des documents nécessaires pour réaliser le projet. Vous utiliserez alors des outils de stockage et de partage des fichiers intégrés au logiciel ou non. Vous pouvez recourir à un Drive ou à un Cloud par exemple.      

4. La gestion du budget 

Ce module vous aide à suivre le budget dans les moindres détails, mais aussi à modifier la distribution des sommes allouées à chaque partie du projet. 

Il existe de multiples outils de gestion de projet collaboratifs : Notion, Trello, Asana, Monday, Freedcamp, etc. À vous de faire votre choix selon les critères que vous avez fixés et leurs fonctionnalités spécifiques. Comme vous pouvez le constater, ces outils de gestion de projet sont complets. Ils contribuent sans aucun doute aux différentes phases, du lancement au déroulement jusqu’à son accomplissement. 

De tels types de logiciels facilitent le travail en équipe. Ils vous donnent une vision séquencée et partagée du projet. Ainsi, chacun a conscience d’être un maillon de la chaîne et d’apporter sa pierre à l’édifice. Le manager a une connaissance précise des rôles de chacun : l’organisation, le suivi des tâches et le respect des échéances sont clairs.  

Quels bénéfices pour les équipes ? 

Les tableaux de bord de ces outils collaboratifs offrent une vue d’ensemble sur le projet. Vous avez parfois la possibilité de personnaliser cet espace. Vos équipes pourront consulter toutes les informations et mieux prendre conscience des enjeux de leur mission. Bien souvent, un projet implique l’intervention de collaborateurs qui ont des métiers différents. Le fait de tout centraliser sur une même interface contribue à une meilleure compréhension des rôles de chacun. 

Vos équipes se rendront vite compte des bénéfices qu’elles tirent de ces outils : 

• elles sont plus opérationnelles et efficaces ;
• l’accès aux informations est plus rapide ; 
• le travail à distance est facilité ; 
• la communication est simplifiée ; 
• les données sont sécurisées ;
• l’usage d’un logiciel unique réduit les dépenses. 

Ces outils de gestion de projet polyvalents sont synonymes de gain de temps. Une fois bien pris en main par l’ensemble de vos collaborateurs, ils n’en tireront que des bénéfices !

Vous avez besoin d’être guidé pour résoudre des problématiques de gestion de projet dans votre entreprise ? RenÊtre Coaching vous propose un accompagnement pour faire resplendir vos équipes !