Télétravail intelligent : 5 clés pour construire demain
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Le télétravail est une vraie inspiration , une porte de réflexion et de mise en mouvement vers notre organisation du travail future.
Depuis plusieurs mois, le télétravail est sur toutes les lèvres, pour le meilleur et pour le pire. Crise sanitaire oblige, il a été subi, autant par les dirigeant·e·s que pour les salarié·e·s.
Il a engendré du stress, des incertitudes, un déséquilibre vie perso/vie pro, des angoisses… Tous les échelons de l’entreprise ont été concernés. Mais il ressort également du positif : plus de liberté et d’autonomie, l’occasion de revoir son mode de vie ainsi que sa relation au travail. Le télétravail est une modalité d’organisation du travail qui doit s’inscrire dans la politique de gestion des ressources humaines de l’entreprise.
Aujourd’hui, de nouveaux enjeux se dessinent et il est temps de mener une réflexion stratégique sur le long terme afin d’optimiser le processus.
Pour vous accompagner dans votre cheminement, je vous propose 5 clés pour construire un télétravail intelligent.
La communication : première clé pour un télétravail intelligent
Une communication claire est essentielle dans toute entreprise pour un bon fonctionnement. En comprenant la stratégie de leur entreprise, les salariés seront plus motivés, plus impliqués et donc productifs.
Je précise que de mon point de vue, attendre d’un salarié qu’il soit productif n’a rien à voir avec le fait d’exploiter l’Humanité. Ou du moins, si, mais dans le sens noble du terme. Permettre à une personne de déployer ses talents et de développer ses compétences en s’épanouissant et être ok avec le fait que cela vaille un salaire est à mon sens la logique que nous devrions défendre dans nos entreprises françaises.
Les managers·euses ont tout intérêt à faire des points réguliers avec leur équipe en utilisant des outils adaptés comme les messageries professionnelles, les visio, le téléphone.
La communication non violente, l’humour peuvent également être exploités.
Un outil à utiliser pour donner des repères et renforcer l’implicaiton : le feedforward. Le feedforward est un véritable levier de communication. Cette technique est centrée sur la proposition de solutions en fournissant des indications claires sur la façon de résoudre un problème. Il améliore la motivation car loin de se contenter de faire un retour sur le travail accompli, il permet de se projeter dans l’avenir : la prochaine fois, je ferais comment ? Cette méthode contribue à renforcer le lien en incitant à des échanges constructifs et concrets. Il n’est plus question de se contenter d’un « bon travail », certes gratifiant mais insuffisant.
La communication au sein de l’entreprise c’est aussi nourrir la cohésion d’équipe, maintenir une ambiance de travail positive et renforcer le sentiment d’appartenance. Les outils collaboratifs servent aussi à cela : organiser des cafés-visio pour des échanges informels est facile en mettre en place par exemple. Pour vos réunions, pensez efficacité et donc préparation : ordre du jour avec les sujets abordés, établissement d’une feuille de route indiquant qui fait quoi à l’issue de la réunion.
Enfin, communiquer clairement est une responsabilité incombant à tous. Si je ne comprends pas ce que mon manager attend de moi, il m’appartient de le lui faire remonter, de lui demander à quoi il verra que ma mission est accomplie ou que j’avance vers l’atteinte de l’objectif… La distance peut exacerber les émotions donc veillez à une transparence pour éviter de sur/mal interpréter des intentions.
L’organisation : deuxième clé d’un télétravail intelligent
S’organiser est indispensable lorsqu’on veut que le télétravail soit efficace.
Former, accompagner et donner les moyens aux employé·e·s d’effectuer leurs missions dans de bonnes conditions est absolument nécessaire.
Proposer une assistance, établir des petits tutoriels pour les problèmes les plus courants et faciles à résoudre, renforcer les stratégies de sécurité sont des actions assez simples à mettre en place et terriblement efficaces pour éviter les pannes de productivité.
Pensez à simplifier les outils et évitez de les multiplier.
Et si vous utilisez les lois du temps ?
- loi de Carlson : évitez le multitâches ;
- loi de Swoboda-Fliess-Teltscher : respectez votre rythme biologique ;
- loi de Kotter : célébrez vos victoires ;
- loi de Taylor : ordonnez vos tâches et décomposez-les en sous-tâches ;
- loi de Fraisse : le temps est subjectif et passe plus vite quand la tâche est agréable ;
- loi de Laborit : commencez par la tâche la plus ennuyeuse ou difficile ;
- loi de Parkinson : fixez des délais courts ;
- loi de Pareto : hiérarchisez vos priorités pour que 20 % de vos tâches produisent 80 % d’effets ;
- loi de Murphy : prévoyez toujours du temps pour les imprévus ;
- loi de Illich : faites des pauses, vous serez plus productifs ;
- loi de Douglas : aménagez votre bureau.
Ces lois guident votre organisation et améliorent votre productivité. Ne vous en privez pas !
L’accompagnement : troisième clé d’un télétravail intelligent
L’accompagnement est au cœur d’un télétravail intelligent. En effet, mettre en œuvre un télétravail sans penser l’accompagnement n’est pas productif. Nous l’avons vu plus haut, hors temps de crise, le télétravail doit faire partie intégrante de la stratégie de l’entreprise. Celle-ci a donc la responsabilité d’investir pleinement le management et l’organisation. Sensibiliser les managers à leur rôle de soutien et de régulation pour motiver et impliquer les équipes est un bon début, les aider à prendre soin d’eux, les accompagner, les coacher, est essentiel. Un manager en bonne santé sera plus efficace pour guider les équipes.
Misez sur un management de proximité :
- autonomie ;
- respect ;
- bienveillance ;
- reconnaissance ;
- développement des compétences ;
- sens du travail ;
- justice et équité.
Écoutez les premiers signes de détresse : surinvestissement, détachement, irritabilité, conflits de valeurs, objectifs irréalisables… Soyez accessible pour des discussions sincères et authentiques, faites preuve d’empathie. Laissez une vraie place à l’expression des émotions.
Pour mieux accompagner vos équipes, mettez en place une charte du télétravail.
Celle-ci vous permettra d’encadrer et de fédérer tout en évitant les incompréhensions. Cette charte, validée par l’ensemble de l’entreprise, formalisera la vision de l’entreprise et définira les modalités d’exercice du télétravail :
- liste des activités éligibles
- durée, rythme, encadrement horaires ;
- liste des équipements et outils mis à disposition ;
- conditions des lieux d’exercice
- sécurité et confidentialité ;
- santé et sécurité
- conditions de réversibilité, d’adaptabilité, de révocation ;
- etc.
Besoin d’aide pour la mise en place de cette charte ?
L’humain ou la quatrième clé pour un télétravail intelligent
Remettre l’humain au centre de l’entreprise est une condition sine qua non pour un télétravail intelligent. La crise sanitaire et le télétravail imposé ont fortement impacté la santé mentale des salarié·e·s qui ont pu sentir inutiles, traité·e·s comme des outils.
Certain·e·s se sont demandé·e·s où était leur place, ne trouvaient plus de sens à leur travail. Il est donc important de prendre en compte le·la salarié·e en tant qu’être humain à part entière. Lors de la réflexion sur la mise en place d’un télétravail intelligent au sein de l’entreprise, on veillera donc à ce qu’il reste partiel : un télétravail à 100 % pourrait se révéler désastreux en termes d’interactions sociales.
Les managers·euses devront veiller à l’équilibre : certains employé·e·s seront favorables au télétravail d’autres non. Le respect des capacités de chacun·e sera une priorité. Hors crise sanitaire, le télétravail ne doit plus être imposé.
La mise en place de rendez-vous réguliers, entre managers·euses et salarié·e·s, sera utile pour permettre les adaptations adéquates en terme de charge de travail, de missions confiées, d’horaires de travail… L’instauration de nouveaux rituels de rencontre comme des échanges courts quotidiens, de challenges, fera partie des bonnes pratiques de demain.
Cinquième clé du télétravail intelligent : la co-construction
Pour mettre en place un télétravail intelligent dans le cadre d’une bonne communication, une bonne organisation, un accompagnement adéquat et qui met l’humain au centre, l’idéal est de le co-construire. Il sera plus facile pour les salarié·e·s d’adhérer et de faciliter la mise en place des nouvelles mesures d’organisation s’ils·elles ont participé à l’élaboration de ces nouvelles règles.
Recueillir les avis, les besoins, les potentiels problèmes et les attentes des différents employés sera la première étape. Vous pourrez mettre en place des groupes de travail pour faire des propositions, rédiger une charte. Viendra ensuite la phase de test qui vous permettra d’ajuster, de valider les diverses règles. Un dialogue constructif contribuera à identifier les failles de l’organisation et à la réajuster. Le télétravail peut être riche de promesses mais il doit être pensé intelligemment afin d’éviter le manque de cohésion.
Pour réussir le télétravail de demain, voici quelques softkills indispensables :
- aimer travailler seul
- savoir gérer son planning, comprendre son organisation
- se connaître
- identifier ses ressources
- être capable de parler de soi à distance
- être équipé et à l’aise avec les outils de communication et de gestion collaborative à distance
- avoir un coin dédié, optimiser son poste de travail ;
- savoir gérer son hygiène de vie, son équilibre vie pro/perso, savoir déconnecter ;
- savoir travailler intelligemment en réseau : contacter les bonnes personnes
- être en confiance avec ses managers·euses et collègues.
Le télétravail est donc une forme d’organisation du travail qui intègre de nombreux enjeux lorsqu’il est construit intelligemment : qualité de vie au travail, prise en compte de l’humain…
Faites appel à une professionnelle experte pour sa mise en place, l’accompagnement de vos équipes à titre individuel ou collectif !
