Pourquoi et comment organiser son temps ?
Je décortique pour vous cet outil de productivité… mais pas que !
En effet, apprendre à organiser son temps, c’est aussi identifier ce qui est important pour nous, urgent, inutile, chronophage, ou source de bonheur !
Pourquoi utiliser la matrice Eisenhower ?
Cet outil de gestion du temps conçu par Dwight David Eisenhower, est mis en avant dans beaucoup d’ouvrages traitant de la notion de temps.
Au-delà de la prise de conscience de l‘urgence des tâches, qui relève des faits, ce qui me paraît formidable dans cet outil, c’est de pouvoir CHOISIR ce que nous estimons être important.
Une vraie priorisation des tâches est alors possible.
Fatigué de la charge de travail ? Culpabilisé par la procrastination ? Besoin d’y voir plus clair sur les tâches à prioriser ? Particulier ou professionnel, je vous propose donc une vision de la matrice, adaptée ici par mes soins :
Matrice Eisenhower, comment ça marche ?
Dwight David Eisenhower, 34ème président des Etats Unis d’Amérique
« ce qui est important est rarement urgent et
ce qui est urgent rarement important. »
Comme vous pouvez le constater, la matrice est constituée de 2 axes : l’importance (axe vertical ) et l’urgence (axe horizontal ).
De ces 2 axes naissent quatre quadrants :
– 1/ urgent et important
– 2/ pas urgent mais important
– 3/ urgent mais pas important
– 4 /pas urgent et pas important
ZOOM SUR LES NOTIONS D’IMPORTANCE & D’URGENCE
Les activités dites importantes sont celles qui vous permettront d’avancer vers vos objectifs personnels ou professionnels.
Si vous utilisez l’outil dans le cadre de votre travail, pensez à prendre en compte les valeurs et politiques de l’entreprise.
Les activités dites urgentes vous demanderont de la concentration, de l’attention.
Ne pas réaliser une tâche urgente de manière urgente a des conséquences assez immédiates.
La notion d’urgence est avant tout relative au temps. La notion d’importance est quant à elle subjective. Distinguer les deux n’est pas toujours simple mais permet de se rendre compte que parfois, nous passons plus de temps à des choses futiles qu’à être vraiment productif.
Pour vous aider à faire le tri, vous pouvez répondre aux questions suivantes à chaque fois que vous avez besoin de remplir la matrice :
- En réalisant cette tâche, à quoi je veux arriver ?
- En quoi cette tâche répond à l’un de des valeurs fondamentales de ma vie/de mon entreprise ?
- Est-ce que ça en vaut vraiment la peine ?
L’erreur qui peut nous conduire à vivre en mode « cercle vicieux » est de privilégier l’urgence à l’importance. Cela nous oblige à courir constamment contre la montre et à délaisser ce qui est IMPORTANT pour nous, ce qui est directement lié à nos VALEURS : la famille, les amis, le sport, les loisirs, les causes humanitaires…
Comment exploiter la matrice ?
Ces tâches ne peuvent pas être déléguées et doivent être traitées dans l’urgence, immédiatement.
Attention cependant à bien distinguer URGENCE et IMPORTANCE, au risque de passer votre temps à traiter des tâches pas si importantes que ça …
Les tâches pas urgentes n’ont pas d’échéances pressantes, mais sont très importantes pour vous aider à atteindre vos objectifs personnels ou professionnels. Elles permettent de donner du sens à votre vie !
Elles contribuent donc largement à notre épanouissement et à notre BONHEUR.
Les tâches urgentes mais pas importantes requièrent toute notre attention (car urgentes). Cependant, elles n’aident pas à atteindre nos objectifs.
La plupart de ces tâches répond en réalité à un besoin extérieur, une autre personne que vous, avec ses propres priorités : un collègue qui vous demande un service, un appel téléphonique non urgent…
Aider les autres, c’est bien, mais pas au détriment de votre personne. Si vous vous rendez compte , en utilisant cet outil, que vous passez plus de temps à traiter des tâches de ce quadrant 3 plutôt que des tâches du quadrant 1 ou 2, il est temps pour vous d’apprendre à oser dire non.
Les activités pas urgentes ni importantes. représentent en réalité des « divertissements ». Elles sont inutiles dans le sens où elles ne vous aideront pas à atteindre vos buts à long terme. Pour autant, après une bonne journée de travail bien organisé, se poser devant la télévision pour se détendre peut avoir un réel intérêt : celui de vous reposer et de prendre plaisir à ne « rien faire ». Donc plutôt que de jeter ces tâches, je vous propose de vous engager à n’y consacrer qu’un temps limité. (par exemple, pas plus de 30 minutes par jour).
EN RÉSUMÉ
Miser sur l’important plutôt que sur l’urgent permet de donner du sens à notre vie et de s’organiser de manière sereine et productive.
Bien sûr, cette matrice n’est pas une solution miracle. Comme tout outil, c’est l’usage que vous en ferez qui vous aidera à vous libérer de la pression du temps qui passe. Commencez par distinguer ce qui est important de ce qui ne l’est pas pour vous. Pour cela, identifiez vos objectifs, reflets de vos valeurs et aspirations.
BONUS !
Vous pouvez adapter cette matrice en l’exploitant via des applications.
Par exemple, TRELLO vous permet de créer des entrées différentes. Profitez-en pour vous créer une entrée « A faire maintenant » – « A planifier » – « A déléguer ».
Je vous propose une version EXCEL et une version PDF imprimable pour commencer dès maintenant à l’utiliser !
Téléchargez-les gratuitement :
