Les réunions n’ont pas la cote ! Celles qui s’éternisent, tournent en rond et dont on ressort plus épuisé que motivé. Si elle est mal préparée, la réunion peut en effet très vite se transformer en cauchemar pour vos salariés. La réunionite est un véritable fléau qui engendre une perte de temps et un sentiment d’inefficacité. Pourtant, les moments d’échange sont indispensables dans une entreprise. Ils permettent aux équipes et aux collaborateurs de communiquer des informations essentielles à l’avancée des projets communs. RenÊtre Coaching vous livre aujourd’hui sa recette à base de 5 ingrédients pour organiser des réunions efficaces !
1. Définir l’objectif et l’ordre du jour de la réunion
Pour être réussie, toute réunion doit bien se préparer en amont. L’une des premières étapes consiste à définir un objectif précis. Il peut s’agir de récolter des avis, de trouver une solution à un problème ou d’informer les équipes d’actualités à ne pas manquer, par exemple. À partir de cet objectif, vous pourrez rédiger un ordre du jour clair qui contient :
- la liste des participants ;
- la thématique ;
- l’objectif ;
- le lieu ;
- l’horaire ;
- la durée de la réunion.
En tant que chef d’entreprise, vous veillerez à communiquer cet ordre du jour au préalable à vos salariés. Ils seront ainsi prévenus des enjeux. Vous pouvez ajouter à cette liste des éléments de préparation qui contribuent à mieux comprendre les points abordés.
Pour donner davantage de sens, vous pouvez choisir d’envoyer un questionnaire participatif pour que chacun soit contributeur. Demandez aux participants de lister par exemple tous les sujets qu’ils souhaiteraient aborder. À vous ensuite de les prioriser tout en tenant compte du fait qu’on ne peut pas tout aborder pendant une réunion. Vous serez peut-être amené à ne proposer que le premier sujet si votre équipe est nombreuse. En développant l’aspect collaboratif, vous rendez ainsi les échanges plus constructifs. Préparer avec soin l’ordre du jour de la réunion c’est éviter qu’elle ne devienne contre-productive et s’assurer de délimiter ses intentions.
2. Convier les participants concernés et les encourager à s’impliquer
Inutile d’inviter l’ensemble de vos collaborateurs à chaque réunion ! L’un des secrets pour organiser des réunions efficaces, c’est de limiter le nombre de participants au strict nécessaire. En petit comité, l’animateur aura moins de mal à capter l’attention des autres et à les faire intervenir. Pour que chaque personne se sente concernée par l’objet de votre rencontre, n’oubliez pas de préciser quel rôle elle joue.
Une fois autour de la table, prenez le temps de démarrer la réunion par un temps d’inclusion en soulignant l’importance de ce moment. Pensez à distribuer la parole de façon équitable à vos interlocuteurs. Si les participants ne s’écoutent pas, rappelez les règles de courtoisie entre collègues. En tant qu’animateur, c’est à vous de les inciter à être actifs et à prendre la parole. Plusieurs options s’offrent à vous en fonction de votre objectif. Vous pouvez proposer un tour de table ou un brainstorming si le sujet s’y prête. Quand les participants se sentent impactés par les décisions à venir, ils font preuve de motivation et s’impliquent d’autant plus.
3. Clarifier les décisions et les actions à mettre en place
L’objectif de la réunion est de trancher sur un sujet qui nécessite de discuter tous ensemble ? Nous vous suggérons de bien expliquer les tenants et les aboutissants de la décision. Dans certaines situations, des groupes de travail peuvent être formés pour éviter que les discussions ne dépassent du cadre. Une fois partagées les conclusions de chaque équipe, il revient à l’animateur de proposer une synthèse. Celle-ci peut être le point de départ d’un plan d’action à déployer.
Pour bien clarifier les décisions, l’animateur peut attribuer à chaque collaborateur une action à mettre en place en fixant des échéances réalistes. En utilisant des outils de suivi, l’ensemble de l’équipe aura ainsi accès aux différentes étapes de la mise en œuvre de ces démarches.
4. Prendre des notes en vue de rédiger un compte rendu
Même si votre temps de réunion est court, n’oubliez pas de noter l’essentiel des échanges pour pouvoir ensuite communiquer un compte rendu aux éventuels absents. Ce rapport est aussi un témoignage des propos tenus par les participants. Il peut être utile a posteriori pour revenir sur des points précis qui ont été abordés.
Vous pouvez désigner une personne pour rédiger le compte rendu ou le faire vous-même en tant qu’animateur. Dans tous les cas, n’hésitez pas à enregistrer la réunion afin de vous faciliter la tâche.
5. Gérer son temps pour clore la réunion à l’heure
Vos salariés en ont assez des réunions interminables ? Pour éviter de leur faire perdre leur temps et de nuire à leur productivité, veillez à appliquer ces quelques règles. Vous devriez remporter l’adhésion de tous !
- L’heure de début et de fin de la réunion est respectée.
- La durée de la réunion n’excède pas une heure à une heure trente. Au-delà, les participants risquent de décrocher. Notre temps de concentration est limité : respectons-le !
- Évitez que la réunion ne s’éternise et reportez à un autre jour les sujets en suspens. Vous pouvez aussi proposer de continuer à échanger par mail si besoin.
Gérer son temps et ne plus le subir est l’un des enjeux de notre époque. Nous sommes conscients des difficultés que cela implique et nous avons donc conçu le carnet Boost’R pour vous aider. C’est un outil qui permet aux chefs d’entreprise et aux cadres dirigeants de structurer leur temps efficacement et d’atteindre leurs objectifs.
Ce qu’il faut retenir pour organiser des réunions efficaces
L’un des principes de base à respecter est d’organiser une réunion si seulement elle est indispensable ! Inutile de charger le planning de vos collaborateurs qui ont déjà beaucoup de tâches à accomplir. Pour leur bien-être et leur qualité de vie au travail, les temps d’échange doivent avoir lieu s’ils ont un intérêt avéré et si chacun s’implique.
En prévoyant en amont l’ordre du jour et en le communiquant uniquement aux personnes concernées, vous évitez de convier des collaborateurs dont la présence n’est pas nécessaire. Une fois la réunion lancée, à vous de jouer pour la rendre active ! Invitez les participants à s’exprimer, donnez du rythme à votre intervention et focalisez-vous sur le plan d’action à mettre en place.
Au fur et à mesure, prenez des notes qui serviront à la rédaction du compte-rendu. Enfin, surveillez votre montre pour bien clôturer la réunion à l’heure sous peine de mécontenter vos salariés !
Notre vision d’une bonne réunion chez RenÊtre Coaching
Avant la réunion, nous définissons le cadre avec :
- l’envoi d’un questionnaire de préparation de la réunion et la planification ;
- l’envoi de l’ordre du jour précis, clair et participatif si possible et l’envoi des rôles et documents utiles ;
- la définition d’une durée pas trop longue ;
- la condition qu’AUCUN retard n’est admis ;
- la convocation de personnes compétentes et concernées sur le sujet traité (12 personnes au maximum pour éviter l’effet spectateurs).
Pendant la réunion, nous suivons ces étapes :
- un temps d’icebreaker et d’inclusion de 20 minutes ;
- le déroulé du contenu de la réunion : problématiques, solutions, décisions, idées écartées qui représentaient un intérêt, tâches assignées, prochaines deadline ;
- la clôture et le rituel de fin avec un tour des MERCI.
Après la réunion, nous suivons les avancées en fonction des tâches confiées.
La réunion doit venir rythmer le travail et le faciliter, pas le ralentir ni l’appesantir. Pour rappel, les réunions ne présentent pas le même intérêt en fonction de leur fréquence :
- La réunion HEBDOMADAIRE de 30 à 45 minutes. Elle se passe autour d’un café, d’une table haute et permet la progression opérationnelle de toute l’équipe concernée !
- La réunion MENSUELLE, BIMESTRIELLE ou TRIMESTRIELLE. Elle se tient dans une salle dédiée dans l’entreprise, avec des supports papiers ou digitaux afin de faire le point sur l’avancement des objectifs et des projets en cours.
- La réunion ANNUELLE. C’est la plus importante et la plus longue. Elle mérite une salle de réunion à louer : c’est là que seront analysés les résultats et définies les orientations stratégiques. C’est la réunion du bilan et des perspectives pour l’année à venir.
Vous êtes chef d’entreprise, d’une association ou d’une institution et vous avez besoin d’aide pour organiser des réunions efficaces ? Les coachs de RenÊtre Coaching vous accompagnent pour allier performance et bien-être au sein de vos équipes !
