Les journées s’enchaînent, elles filent à une vitesse folle et vous avez du mal à remplir vos objectifs. On a tous tendance à partir dans tous les sens, à se laisser happer par d’autres tâches, au risque de s’oublier en chemin ! Résultat, une productivité en baisse et celle de vos équipes avec. Alors pour ne plus subir, passer à l’action et refaire le plein d’énergie, découvrez les 7 étapes de la méthode RenÊtre pour mieux s’organiser au quotidien.
1. R comme Repérer pour organiser votre temps
Optimiser son agenda et son énergie, deux points fondamentaux de la méthode Renêtre.
Divisée en sept espaces-temps, elle classe chaque moment (professionnel ou personnel) de la journée dans des catégories distinctes :
- Intimité et le couple ;
- Professionnel : qui englobe toutes les périodes dédiées à une rémunération ;
- Social : le sport, les loisirs, le bénévolat, les moments conviviaux entre amis ;
- Ego, perso : qui nourrit votre esprit, votre corps ou votre spiritualité (lecture, yoga, peinture) ;
- Famille, amis, proches ;
- Obligatoire : trajets domicile-travail, ménage, corvées administratives, tâches vitales comme les repas ou le sommeil ;
- Non-temps : les actions sans décision réelle, sans apport, sans plaisir ni déplaisir (scroller sur son réseau social préféré par exemple).
Clarifier votre perception du temps investi
Je vous propose un exercice pour obtenir une vision claire de ce que vous faites des 24h qui composent votre journée.
Prenez le temps d’écrire, pour votre dernière journée et pour votre dernière semaine, comment vous avez occupé chacun des espaces-temps :
- les lister en les nommant ;
- les quantifier en minutes et heures ;
- les regrouper si récurrence ;
- les ranger dans chaque espace-temps.
Les facteurs internes, les rapports au temps
Votre propre perception influe sur votre façon de gérer votre temps.
En effet, selon votre personnalité (perfectionniste, résistant au changement, mal à l’aise avec le conflit…) vous allez avoir tendance à procrastiner face à certaines situations, par exemple :
- un objectif qui manque de clarté ;
- l’absence de délais ;
- une communication insuffisante ou excessive.
Provoquant ainsi des conditions de travail inconfortables qui peuvent être évitées !
« Un homme qui met sa main sur une plaque brûlante une seconde a l’impression que ça dure une heure, mais s’il a passé une heure en charmante compagnie, il aura l’impression que cela n’a duré qu’une seconde ».
Einstein
Les facteurs externes, les voleurs de temps
Après, il est évident que dans un cadre professionnel, on ne maîtrise pas tout.
Difficile parfois de rester concentré dans sa bulle, les occasions d’être dérangé sont nombreuses :
- appels téléphoniques imprévus ou inutilement longs ;
- collaborateurs entrant exposer leurs problèmes ou faire la conversation ;
- visiteurs, clients, fournisseurs débarquant à l’improviste ;
- réunions trop fréquentes et mal organisées …
Maintenant que vous avez repéré les facteurs externes et internes, posez-vous les bonnes questions :
- Dans quelle zone je me situe face à cette situation ?
- Où est ma part de responsabilité ?
- Suis-je dans ma zone d’impuissance ou dans ma zone de contrôle ?
- Quel est le bénéfice de cette tâche pour moi et pour l’entreprise?
Retenez ceci : plus votre attention porte sur les voleurs externes, plus vous nourrissez le sentiment de subir les choses et moins vous vous donnez les moyens d’agir sur vos facteurs internes.
Il est donc essentiel de partir de Vous pour changer de résultat, votre bien-être en dépend ! Vous n’en pouvez plus d’être interrompu toutes les cinq minutes ? Mettez en place une plage d’indisponibilité et faites-le savoir !
2. E comme Élaborer, mieux s’organiser pour être plus productif
Le sens qu’on donne aux actions à engager est crucial pour enclencher le passage à l’action. Il est donc essentiel de vous fixer des objectifs.
Pour une organisation ultra efficace, fixez-vous un objectif SMARTE, précis et réalisable :
- Spécifique : concret, précis, court
- Mesurable : indicateur et échéance
- Ambitieux : challengeant, motivant. En quoi est-ce un challenge ? (tout en restant atteignable)
- Réaliste et réalisable : en termes de moyens, compétences…
- Temporel : un début, une fin, une durée spécifique, une date butoir, des échéances précises
- Écologique : respectueux du système, de soi et des autres
Vos dispositifs de hiérarchisation et de priorisation
Il en existe beaucoup, je vous en ai choisi trois pour vous :
- la matrice d’Eisenhower : identifier ce qui est important pour nous, urgent, inutile, chronophage, ou source de bonheur !
- la méthode du Getting Things Done ou l’art de faire en sorte que les choses se fassent :
- identifier les tâches à accomplir ;
- analyser le degré d’urgence et d’importance et donc la nécessité d’action ;
- orchestrer à partir de la matrice Eisenhower ;
- agir en fonction de cette nécessité ;
- faire un point régulier, suivre l’état d’avancement, agir et ajuster en fonction des options précédemment retenues.
- faire une simple TO DO LIST si c’est plus rapide à mettre en place pour vous.
Le principe est toujours le même : avoir une vision claire de son agenda.
Ainsi, comme pour les autres approches, il s’agit de lister les actions à mener, les tâches à accomplir, affecter une priorité pour chacune, classer en hiérarchisant selon une priorité définie.
Vos lois anti sabotage
Il existe de nombreuses lois du temps, je vous en ai déjà parlé dans le cadre du télétravail intelligent. Pour ce sujet, j’en ai sélectionné quelques-unes :
La loi de Laborit
Le comportement humain nous pousse à faire en premier ce qui nous fait plaisir, c’est le principe du moindre effort. Une tâche ennuyeuse, complexe ou pénible, est réalisée plus rapidement s’il y a une récompense à la clé, comme par exemple une tâche plus plaisante à traiter après.
Un autre dogme peut être mis à l’honneur également : le système Eat the frog ! Gardez les tâches plaisantes pour la fin et récompensez-vous à chaque fois qu’une tâche ennuyeuse ou compliquée est traitée : une pause, une petite douceur… En effet, si vous commencez votre journée par « avaler une grenouille », a priori, il ne peut pas vous arriver grand-chose de pire !
La loi de Parkinson
Le travail s’étire à l’infini en fonction de la deadline donc fixez-vous des délais courts.
Si vous vous prévoyez deux jours pour réaliser une tâche, votre cerveau s’adaptera pour que vous étaliez sa réalisation sur ce temps imparti.
Déterminez des échéances réalistes mais ambitieuses et découpez les tâches en sous-tâches pour gagner en simplicité et rapidité.
La loi de Pareto
20% du temps produit 80% des résultats. Alors, hiérarchisez vos priorités et concentrez-vous sur les 20% de tâches qui apporteront 80% de résultats.
Apprenez à déléguer et appliquez la matrice Eisenhower (oui encore elle) ! Pour savoir quoi déléguer, posez-vous ces deux questions :
1/ Est-ce que le fait que je réalise cette tâche moi-même lui donne une valeur ajoutée ? 2/ Cette tâche revient-elle souvent ?
Si vous répondez NON à la première et OUI à la deuxième, déléguez !
Entendez-vous sur l’autonomie : en amont précisez les tâches que vous déléguez.
Accompagnez : restez disponible. Accompagner n’est pas contrôler. En cas de pépin, votre collaborateur doit pouvoir compter sur vous pour revenir au cadre, clarifier une intention, partager un problème, un besoin. N’hésitez pas à vous approprier la méthode du FEEDFORWARD pour impliquer le collaborateur et favoriser son autonomie.
La loi de Murphy
Tout ce qui peut mal aller va mal tourner. Autrement dit, tout prend toujours plus de temps que prévu. Prévoyez donc un espace pour l’imprévisible : par exemple, 15 minutes de battement entre deux réunions.
3. N comme Nourrir, optimiser son temps et son énergie
Il est important d’être à l’écoute de soi pour identifier quel est le meilleur moment pour réaliser telle ou telle tâche.
Apprenez à vous connaître et observez-vous, nous sommes tous différents. Certains seront plus productifs le matin, d’autres l’après-midi ou le soir. Identifiez quelle période est la plus propice pour vous pour passer à l’action.
Respectez-vous en vous posant les bonnes questions : combien de temps je veux consacrer à cette mission ? Est-ce que j’ai assez d’énergie à l’instant T pour la réaliser sans perdre de temps ?
Et apprenez à dire non : pouvoir le dire, c’est se respecter et se faire respecter.
À chaque fois que vos actes sont en accord avec vos pensées et vos valeurs, vous boostez votre estime de vous. C’est ce qui se passe lorsque vous refusez quelque chose dont vous n’avez pas envie, mais aussi lorsque vous acceptez de faire ce qui vous plaît !
Attention : une tâche inachevée n’est pas un échec ! Au contraire, vous avez produit quelque chose et vous avez respecté le timing que vous aviez prévu d’investir. « 1 vaut mieux que 0 », comme le souligne Fabien Olicard, dans son livre Votre temps est infini.
4. E comme Éliminer : comment gérer son temps et ses priorités
Mieux s’organiser, c’est aussi éliminer les sources de distraction, les perturbations ou les comportements toxiques. Et savoir classer chaque tâche par ordre d’importance, en vous créant une « to-do list » par exemple, c’est un excellent début !
Vous, et vous seul, êtes responsable de la disponibilité que vous offrez aux autres et, par conséquent, du temps qu’il reste pour vous.
Si vous êtes très disponible, forcément, votre productivité baisse, vous culpabilisez et vous avez tendance à reporter la faute à ceux qui vous sollicitent. Alors qu’ils ne font qu’entrer par la porte que vous laissez ouverte ou échanger avec vous par le téléphone que vous avez décroché.
Pour réussir à réaliser une tâche dans le délai imparti, mieux vaut éviter la dernière minute (grande source de stress) et supprimer toute source de distraction : coupez votre téléphone, votre messagerie, éteignez la télévision ! Dans le calme, vous êtes beaucoup plus efficace !
5. T comme Techniciser, maximiser la préparation et la tenue des réunions
On l’appelle fréquemment « réunionite », on ne peut pas dire qu’elle fasse des émules ! Trop longue, trop fréquente, mal organisée, elle devient plus une corvée qu’autre chose.
Se réunir en équipe est pourtant indispensable pour faire avancer un projet et maintenir la motivation des troupes !
Pour qu’une réunion soit utile et efficace , elle doit être consciencieusement préparée et animée :
- En amont : prévoyez le thème, l’objectif et le plan (ordre du jour), communiquez aux participants les éléments nécessaires, collectez leurs questions et préparez votre matériel. Définissez un cadre : par exemple, les retards ne seront pas admis, la durée est spécifiée, le nombre de participants est limité.
- Pendant : désignez un maître du temps, une personne pour prendre des notes, affichez l’ordre du jour, l’objectif, le plan et la durée afin que chacun se repère,
- Après : suivez les avancées en fonction des tâches confiées à chacun.
6. R comme Ranger : comment commencer à s’organiser
Quand tout est bien à sa place, dans votre bureau comme dans votre tête, tout est nettement plus simple ! Il est temps de faire du classement ! Pour vous aider dans cette démarche, vous pouvez vous appuyer sur la méthode des 5S, mise au point par Toyota :
- Seiri : débarrassez, allégez l’espace de travail en enlevant tout ce qui est inutile : les objets qui servent occasionnellement vont dans une armoire de rangement ;
- Seiton : rangez, rendez efficace l’organisation de l’espace de travail : ayez à portée de main ce qui sert tout le temps, classez les objets/dossiers ;
- Seiso : nettoyez, augmentez l’état de propreté des lieux ;
- Seiketsu : ordonnez, prévenez l’apparition de la saleté et du désordre ;
- Shitsuke : soyez rigoureux, encouragez les efforts allant dans ce sens : autodiscipline.
Les meilleures idées arrivent souvent lorsqu’on ne s’y attend pas : sous la douche, en discutant avec un ami, en allant chercher le pain…pour ne pas les oublier, notez-les sur un carnet ou sur une application de prises de notes. Prenez un temps plus tard pour les trier et les ranger.
7. E comme Enchanter, mieux s’organiser est source de plaisir !
Parce que oui, comme toujours, je vous invite à allier performance et bien-être ! Et l’ingrédient principal magique et indispensable pour ça, c’est le plaisir !
Managers, en gérant mieux le temps, vous choisissez de vous adapter et de communiquer plutôt que d’imposer votre vision et de suggérer des solutions liées à vos propres grilles de lecture. La méthode DISC peut vous aider dans cette voie !
Pour éprouver de la joie en accomplissant sa mission, plusieurs critères entrent en jeu :
- la qualité de la relation : se sentir responsabilisé et considéré, être source d’initiatives et de propositions ;
- le contenu de l’activité : son intérêt, sa nature, son degré d’autonomie ;
- les conditions de travail : les horaires, le salaire, la flexibilité, rémunération ;
- l’entreprise : ses valeurs, la qualité de ses projets, sa stratégie, ses objectifs ;
- la balance équilibre vie pro-vie perso.
Demandez à chaque collaborateur s’il souhaite éprouver du plaisir dans son travail puis aidez-le à réfléchir à ce qu’il aime faire pour identifier avec lui les leviers d’amélioration de son épanouissement.
Pour ce faire, demandez-lui de classer chacune de ses activités dans une matrice à double entrée qui croise les notions de savoir-faire et d’aimer faire, afin d’identifier sa « Zone de plaisir », sa « Zone de désir », de révéler sa « Zone de concession » et d’évoquer sa « Zone de résistance ».
