Possédez-vous le super pouvoir de maîtriser le temps ? Non ? Je vous rassure, moi non plus. Pourtant, je suis certaine que nous rêvons tous de le détenir ! Imaginez cette satisfaction d’appuyer sur ce fameux bouton Pause ! Seulement, voilà, jusqu’à preuve du contraire, c’est tout bonnement impossible. Par contre, on peut apprendre à mieux gérer son temps, à le faire nôtre, à en reprendre le contrôle. À la clé, plus de sérénité, de bien-être et une meilleure vision de nos priorités. Car l’intérêt principal est là : consacrer son temps pour ce qui est essentiel, quelle que soit la sphère de vie dont nous parlons, personnelle, familiale ou professionnelle.
Savoir gérer son temps : des bénéficies à tous les niveaux !
Le temps est une richesse inestimable, bien plus que l’argent ou que nos possessions matérielles. En effet, le temps que nous perdons est irrécupérable, il appartient au passé. Il nous est impossible de l’acheter, de le rendre extensible, de le revivre ou de le remplacer.
Cette richesse, nous l’avons tous. À chacun de s’en servir à bon escient.
En prenant soin d’organiser efficacement vos journées, vos mois et même votre année, vous contribuez à améliorer votre qualité de vie professionnelle et personnelle. La gestion du temps devient alors un outil imparable pour :
- identifier les tâches urgentes et importantes ;
- arrêter de se disperser ;
- retrouver un équilibre de vie
- se sentir moins stressé, nerveux ou inquiet ;
- maximiser l’efficacité de son organisation sur le long terme ;
- favoriser une communication plus fluide ;
- lutter contre la procrastination et les opérations énergivores sans valeur ajoutée.
Une étude menée en 2020 soulignait un point important : les salariés en entreprise perdent 30 % de leur temps à effectuer des tâches… en double ! Quel gâchis, n’est-ce pas ? Au vu de ce pourcentage, on comprend tout l’intérêt de coupler une bonne gestion du temps à la mise en place d’objectifs clairs, spécifiques, réalistes et mesurables ! C’est ici que la méthode SMARTE révèle toute sa puissance ! D’ailleurs, pensez à demander votre accès à la Valise RenEtre, vous y retrouverez votre fiche outil SMARTE pour passer à l’action dès maintenant !
Planifier : le maître-mot pour réussir à bien s’organiser
Sur le papier, tout cela paraît évident, facile même à mettre en œuvre. Certains diront alors qu’apprendre à optimiser son temps, représente finalement… une perte de temps.
Et pourtant, les enjeux de cet apprentissage sont conséquents pour ce qui est de l’équilibre de vie, de la santé mentale et physique, de la performance, de la créativité ou encore de l’estime personnelle. Cela nécessite tout de même de :
- faire preuve de rigueur ;
- stopper ou réduire le multi-tasking ;
- savoir hiérarchiser les tâches ;
- accepter un changement de routine ;
- calculer le temps passé sur chaque obligation ;
- prendre des décisions et savoir dire NON ;
Attention, organiser son temps ne fait pas tout ! Dans mon article sur l’élaboration de son emploi du temps, je vous précisais que planifier son temps est un (très) bon début, mais ne représente aucunement une fin en soi. En effet, vous aurez beau remplir des agendas au papier raffiné ou renseigner la dernière application de gestion de projet disponible, cela ne servira à rien si les tâches ne sont pas effectuées. Vous aurez simplement perdu votre temps. Si vous rencontrez régulièrement des difficultés à réaliser vos missions, il s’agira de comprendre pourquoi et de réfléchir à des solutions adaptées.
Éloigner les consommateurs de temps
Pour améliorer votre organisation, repoussez tous ces « perturbateurs ». Vous savez, ceux qui gravitent continuellement autour de vous. Ce sont simplement toutes ces “petites distractions” qui chahutent votre planning et peuvent perturber votre productivité
Je pense surtout à :
- la lecture — intempestive — des mails toutes les 10 minutes ;
- les interruptions ou les sollicitations régulières des collègues dans votre bureau ;
- la navigation sur les réseaux sociaux ou sur internet ;
- la consultation de nombreuses applications, qui peut être un vrai fléau pour votre concentration ! Saviez-vous qu’en entreprise, un employé jonglait entre 10 applications en moyenne dans le cadre de son travail, et ce 25 fois par jour ?* Oups !
- les notifications sur le smartphone ou même la montre connectée…
Et cette liste pourrait être bien plus longue, selon l’environnement professionnel et personnel de chacun.
Toutes ces micro-perturbations vous interrompent. Résultat, votre concentration s’envole en quelques secondes ! Dès que cela est possible, gardez-les à distance. Bien entendu, faites preuve de diplomatie et de tact pour expliquer à votre collègue qu’à cet instant précis, vous avez besoin d’être pleinement concentré sur la tâche en cours.
Décider de son temps, c’est aussi faire valoir son droit à la déconnexion. Celui-ci est inscrit dans le Code du travail depuis 2017 (article L. 2242-17). Après votre journée de travail bien remplie, place à vos loisirs, aux moments en famille, à la détente ou aux repas entre amis ! Mettez les notifications professionnelles> en sourdine, elles attendront demain (allez jeter un œil dans les réglages de votre téléphone, il est souvent possible de sélectionner des plages horaires pour les notifications) !
6 actions concrètes pour vous simplifier la gestion du temps
- Automatiser les actions répétitives qui, en elles-mêmes, n’intègrent aucune valeur ajoutée et qui peuvent, malgré tout, être chronophages. Pensez ainsi à créer des modèles d’emails de réponse, à synchroniser vos demandes de rendez-vous, à mettre à jour votre CRM et à importer directement les données dans votre autorépondeur, etc. L’application Zapier est idéale pour automatiser tout cela !
- Définir des moments de pause de qualité dans sa journée. L’objectif étant de se reconnecter à soi, à sa créativité et de lâcher-prise ! Ces pauses permettent d’être plus attentif et plus performant dans son travail.
- Limiter la flexibilité à outrance ! Je pense notamment aux indépendants ou aux salariés en télétravail qui peuvent vite perdre la notion du temps !
- Regrouper les tâches plus ou moins similaires pour augmenter sa productivité.
- Accepter de ne pas tout prévoir et réserver une place à l’imprévu dans son planning ;
- Arrêter d’occuper son temps (en clair, procrastiner) ! Être derrière son ordinateur ne signifie pas être efficace dans son travail !
Mieux gérer son temps, c’est surtout choisir de ne plus le subir
Décidez dès à présent de ne plus subir votre temps ! Notez tout noir sur blanc.
Les outils de gestion du temps digitaux disponibles sur mobile, tablette ou ordinateur, sont sans aucun doute très pratiques à l’usage. Le risque est de se laisser piéger par ces voleurs de temps, ces « indésirables » comme les notifications, les onglets ouverts, les chats… et de perdre en efficacité.
De plus, l’écriture favorise l’implication. En effet, nous retenons bien mieux ce que nous mettons par écrit. Par le geste, notre corps et notre esprit s’engagent. Je me sers d’ailleurs de cette approche kinesthésique dans le carnet Boost’R. Celui-ci a été conçu pour vous aider à prendre du recul sur la gestion de vos journées de travail. Au quotidien, il vous accompagne pour que vous réussissiez à définir vos priorités et à atteindre vos objectifs, tout en préservant votre bien-être et votre équilibre de vie.
Il ne vous reste plus qu’à vous armer de votre plus beau stylo et à précommander votre exemplaire sur notre page Ulule, à un prix tout doux !
*Selon une étude menée en 2020 pour ASANA : https://resources.asana.com/rs/784-XZD-582/images/PDF-FY21-Global-FR-Anatomy%20of%20Work%20Report.pdf
