En tant que chef d’entreprise ou manager, vous savez que le travail en équipe n’est efficace que s’il est bien organisé. Désormais, la coordination et la répartition des missions ne reposent plus seulement sur le service des ressources humaines. Chaque manager doit mettre en place une planification des tâches pour ses collaborateurs. Ensemble, ils répondent ainsi aux objectifs de productivité de leur entreprise. Mais comment concilier management et gestion du temps pour assurer l’efficacité de vos salariés ? Je vous donne quelques pistes dans cet article.
Les bases : l’organisation et la communication
Planifier ? Vous n’avez pas le choix, c’est une évidence ! Mais avant tout, pensez à clarifier vos objectifs avec vos équipes. On ne gère pas son temps de la même façon quand on s’engage dans une course de 10 kilomètres ou dans un marathon. L’objectif à atteindre peut être hebdomadaire, mensuel ou annuel. En définissant votre cap, vous donnez envie à vos collaborateurs d’avancer ensemble et vous décuplez leur motivation. Votre feuille de route devient alors bien plus lisible et acceptée par chaque salarié. Vous restez tous focalisés vers un but commun.
Voici quelques conseils pour avoir une vue d’ensemble sur votre semaine et le déroulement de vos journées. Commencez par lister et noter dans votre agenda vos tâches à accomplir. Attention, concentrez-vous sur celles qui sont essentielles à la réalisation de votre objectif. Chaque action doit apporter de la valeur et aboutir à un résultat concret. S’organiser en équipe signifie aussi recadrer les missions de chaque collaborateur en fonction de leur fiche de poste et déléguer certaines activités.
Je ne le répéterai jamais assez aux chefs d’entreprise que j’accompagne : une bonne communication, c’est la base ! Cessez de croire que chaque équipe travaille de façon cloisonnée sans lien entre elles. En tant que manager, c’est à vous de créer cette interaction entre les différents services. La transparence vaut de l’or ! Plus les échanges seront fluides, plus l’organisation des tâches sera facilitée. Si chaque collaborateur possède les informations nécessaires, il gagnera en efficacité. Fini la course aux renseignements qu’on ne lui a pas fournis ! La coordination, c’est la clé d’une productivité optimale.
Une fois ces bases posées, vous serez déjà plus serein !
Quelques méthodes pour apprendre à gérer son temps
Voyons maintenant un peu plus en détail comment améliorer votre management et gestion du temps en instaurant une organisation sans faille.
1. La hiérarchisation des tâches
En tant que manager, vous avez de nombreuses tâches à accomplir et à répartir entre vos collaborateurs. Sans perdre de vue les objectifs de votre entreprise, vous allez devoir identifier les actions prioritaires et secondaires. Vous traiterez en premier lieu celles qui contribuent à atteindre votre cap. Les membres de votre équipe devraient savoir en quoi leurs interventions participent à l’avancement d’un projet plus global. Chaque maillon de la chaîne a son rôle à jouer pour aller dans une même direction ! Vous pouvez utiliser un système collaboratif d’organisation du travail, par exemple. La matrice d’Eisenhower est un outil de gestion du temps qui peut vous aider à prioriser les tâches.
2. Des outils pour mieux gérer son temps
En termes de management et de gestion du temps, de nombreuses techniques existent pour vous aider à mieux vous organiser :
- La méthode Pomodoro conseille de travailler en segments de 25 minutes pour exploiter au maximum sa concentration. Commencez par lister les tâches à faire, puis réalisez la première pendant 25 minutes. Faites une pause de 5 à 10 minutes. Reprenez une autre tâche pendant 25 minutes. Toutes les 4 sessions, accordez-vous une coupure plus longue de 20 à 30 minutes. Cette méthode implique de supprimer toute source de distraction. En éliminant ce qui nuit à votre concentration, vous gagnez en efficacité ! Cette technique sous-entend que vous êtes capable de mettre votre téléphone en silencieux. Êtes-vous prêt à essayer ?
- Le Timeboxing : c’est une organisation par blocs de temps. Cette approche permet de diviser la journée en répartissant les tâches à réaliser dans plusieurs blocs de temps dont vous définissez la durée.
- Le principe de Pareto : aussi appelé « loi des 80/20 », il repose sur l’idée que 80 % de nos résultats proviennent de 20 % des actions effectuées. Il permet d’identifier les tâches qui auront le plus d’impact positif. Ainsi, vous pourrez déterminer plus aisément les axes sur lesquels votre équipe doit concentrer ses efforts.
- Le carnet Boost’R de RenÊtre Coaching : je vous invite à découvrir ce cahier qui va vous aider à structurer vos journées et vos semaines et à atteindre vos objectifs. Consciente des enjeux de la gestion du temps, j’ai créé cet outil sous forme de guide pour vous faciliter la vie. Méthode sans prise de tête garantie ! Voici les grandes étapes : notez votre to-do list en offrant de l’espace à toutes les tâches qui vous encombrent l’esprit, identifiez les tâches que vous repoussez et celles qui vous insufflent de l’énergie, répartissez ces différentes tâches en équilibrant les temps qui vous coûtent de l’énergie et ceux qui vous en procurent, distinguez l’urgent de l’important. Je vous expliquerai en détail la méthode Boost’R dans un prochain article.
Management et gestion du temps : les alliés d’une meilleure productivité et du bien-être au travail
L’organisation du travail et la gestion du temps sont des enjeux cruciaux pour toutes les entreprises. Depuis la crise sanitaire, elles ont dû mettre en place des changements opérationnels. Une nouvelle façon de travailler a vu le jour avec le développement du télétravail. En apportant une plus grande autonomie à vos collaborateurs, vous leur accordez une flexibilité qui accroît leur confiance et leur implication. Cette stratégie permet de motiver et de fidéliser les salariés.
Du point de vue de vos collaborateurs, une bonne gestion du temps les aide à retirer davantage de satisfaction quant à leur investissement. Ils renforcent ainsi leur rôle dans votre équipe et prennent conscience de l’importance de leurs missions. Cette structuration contribue à leur bien-être professionnel.
La cerise sur le gâteau ? En tant que manager, vous avez une idée plus précise des ressources dont vous disposez pour piloter vos projets. Avec une vue d’ensemble sur votre équipe, vous pouvez rééquilibrer et ajuster votre organisation en fonction des contraintes de chacun. Vous avancez vers des objectifs communs et devenez donc plus productifs.
Vous souhaitez travailler sur votre posture en tant que manager ou chef d’entreprise pour la gestion du temps ? Je vous guide lors de séances de coaching pour allier performance et bien-être. Découvrez mes accompagnements !
