Dans le domaine de la gestion du temps, prioriser fait partie intégrante du processus. Optimiser son temps nécessite de définir ses priorités quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles… Cependant, passer à la pratique peut être un peu déroutant, voire stressant. Par où commencer ? Comment réussir à bien hiérarchiser ses tâches de la journée, de la semaine ? Comment procéder au quotidien pour améliorer son efficacité ? Pour vous permettre d’agir dès maintenant, je partage avec vous 6 conseils pour augmenter votre productivité, mais sans faire l’impasse sur votre bien-être.
Pourquoi définir ses priorités est essentiel au quotidien
Vous êtes-vous déjà senti·e dépassé·e, submergé·e par vos obligations professionnelles ou personnelles ? Une mauvaise organisation peut être catastrophique : stress, mauvaise estime de soi, surmenage… le burnout n’est pas très loin. Pour éviter d’en arriver à cet extrême, la priorisation de ses tâches est alors essentielle. C’est une habitude à prendre rapidement qui permet, entre autres, de :
- optimiser son temps ;
- éviter les erreurs et respecter les échéances ;
- de mieux organiser son temps ;
- avoir l’esprit plus léger et plus apaisé ;
- prendre des décisions plus justes ;
- retrouver l’équilibre de vie tant recherché ;
- avoir un meilleur sommeil et gagner en qualité de vie ;
- se sentir plus confiant·e…
Convaincu·e ? Voici maintenant 6 techniques pour faire de la priorisation une routine saine et durable !
1. Lister l’ensemble de vos tâches
Tout d’abord, je vous invite à lister toutes les obligations auxquelles vous pensez. C’est la fameuse to-do list ou liste de choses à faire. En écrivant de la manière la plus exhaustive possible, votre mental vous dira merci, croyez-moi ! Notez toutes vos tâches, professionnelles et personnelles. Si certaines d’entre elles peuvent être subdivisées en sous-tâches, précisez-les. Il s’agira par la suite de les répartir sur votre semaine. Dans l’idéal, ne dépassez pas 4 tâches par jour pour conserver votre énergie, arrêter de vous disperser et gagner en efficacité.
Autre point important, utilisez des verbes d’action au début de chaque tâche ! C’est peut-être un détail, mais cela permet de transformer vos priorités en actions concrètes : plutôt que « rendez-vous client A », notez « appeler client A », ou « réserver salle pour rendez-vous client A », etc. Vous gagnerez en lisibilité.
2. Utiliser un tableau de priorisation des tâches
Il s’agit ici de la célèbre matrice pensée par Dwight D. Eisenhower. Sous son apparente simplicité se cache un dispositif redoutable d’efficacité. C’est pour moi l’outil de gestion des priorités numéro 1 ! Je n’ai rien trouvé de plus simple, logique et pertinent pour avancer avec clarté, à partir d’une simple liste de tâches. Vous pouvez l’utiliser aussi bien pour votre activité professionnelle que pour votre vie personnelle ou familiale.
Au fil des semaines, son fonctionnement deviendra une évidence, tant cette matrice est utile !
Pour résumer, elle vous aide à classer par ordre de priorité les tâches de votre liste :
- celles qui sont importantes pour vous et urgentes à effectuer (priorités à réaliser soi-même) ;
- celles qui sont importantes, mais non urgentes (à planifier) ;
- celles qui sont urgentes, mais non importantes pour vous (si possible, à déléguer, car elles ne servent pas votre objectif) ;
- celles qui ne sont ni urgentes ni importantes pour vous. Ce sont vos tâches Joker (elles peuvent être mises de côté pour le moment).
Eh oui, l’urgent et l’important sont deux idées bien distinctes. Ainsi, une urgence comporte forcément une échéance, une deadline. En parallèle, les tâches importantes sont celles qui nourrissent votre objectif, c’est une perception de valeur. Il n’y a pas de notion d’échéance.
Pour aller plus loin, je vous conseille de lire mon article dédié à la matrice Eisenhower. Je vous indique comment l’utiliser avec justesse et bénéficier de tout son potentiel. Vous y trouverez également une matrice vierge à télécharger gratuitement, dans laquelle vous pourrez reprendre votre propre liste de tâches à effectuer !
3. Tenir compte des 5 domaines de vie pour définir ses priorités
Quand il s’agit de structurer son temps et de mettre en place des priorités, vos 5 domaines de vie doivent être pris en considération afin de conserver le meilleur équilibre possible :
- la sphère personnelle, l’ego (dans le sens de VOUS, votre bien-être) ;
- la sphère familiale ;
- la sphère sentimentale ;
- la sphère sociale, les loisirs ;
- la sphère professionnelle.
Les priorités ne concernent pas que votre vie professionnelle ! Ne sous-estimez pas votre bien-être, votre énergie. Pour avancer avec confiance et mener à bien vos projets, préservez votre vitalité physique et mentale. Intégrez des pauses et des moments pour vous dans votre planning.
De plus, ne négligez pas votre sommeil. Un repos de qualité vous aidera à mieux faire face au stress et aux imprévus. Vous gagnerez aussi en concentration et en dynamisme. N’oubliez pas que, pour viser la performance au travail, votre santé reste une priorité.
4. Faire passer les grenouilles en premier
Mark Twain disait « Si vous devez avaler un crapaud, mieux vaut le faire le matin à la première heure ». Pourquoi ? Car rien de pire n’est censé arriver par la suite ! C’est le principe du Eat the Frog que l’on retrouve fréquemment dans les techniques de management et la gestion de projets.
Je vous invite donc, vous aussi, à identifier vos « grenouilles » dans votre liste de tâches. J’entends par là, toutes les missions qui servent votre objectif, mais que vous trouvez moins plaisantes ou très complexes à effectuer. Bref, celles que vous n’avez pas envie de faire !
Une fois celles-ci terminées, votre esprit est plus léger et vous pouvez passer à une activité plus agréable, plus reposante. Grâce à ce principe, la procrastination ne parasite plus votre journée de travail. Enfin, vous améliorez votre niveau d’énergie ainsi que votre satisfaction personnelle ! L’auteur Brian Tracy approfondit ce concept dans son best-seller Avalez le crapaud.
5. Fixer des échéances réalistes
Poser des échéances apporte une structure solide à votre organisation. Sans elles :
- Comment fixer des priorités ?
- Comment planifier son travail et organiser son emploi du temps ?
- Comment répartir de façon optimale sa charge de travail et ses tâches prioritaires sur la semaine ?
De plus, fixer une date limite permet au cerveau de l’enregistrer et de ne pas la ranger dans un tiroir poussiéreux. Une tâche sans échéance aura de fortes chances d’être mise de côté.
Par ailleurs, je vous invite à faire preuve de bon sens : votre journée n’est pas extensible ! Aussi, prévoyez une deadline réaliste pour chaque mission ou discutez-en avec votre manager ou vos équipes. Le risque étant de vous retrouver submergé par ces deadlines simultanées. La méthode SMARTE pour fixer ses objectifs pourra vous aider dans la mise en application.
6. Bannir les « il faut que… » de son vocabulaire
Cette fameuse injonction « Il faut que » ou « je dois ». C’est bien simple, nous l’entendons et l’utilisons à longueur de temps. Très ancrées dans l’inconscient collectif, ces formulations « prêtes à l’emploi », sont à bannir !
Je vous propose d’écrire les énoncés commençant par » il faut » dans un cahier ou dans votre carnet d’organisation Boost’R (il y a une partie réservée à ce sujet). Puis transformez-les en « Je décide de, je veux que, j’ai envie de ou encore j’ai besoin de… ». Ces affirmations positives soulignent votre implication et votre engagement dans le processus de réalisation. Vous choisissez de gérer votre organisation et d’avoir une meilleure maîtrise du temps pour atteindre l’objectif que vous vous êtes fixé. Elles vous donneront l’élan nécessaire pour savoir dire non !
Vous opérez ainsi un changement de mindset : vous êtes dans l’action, vous arrivez à mieux clarifier vos intentions et vos décisions. En conséquence, vous arriverez à déterminer et à gérer vos priorités avec plus d’aisance !
Réussir à déterminer ses priorités pour un quotidien plus léger
Chaque semaine, vous savez pertinemment qu’il y aura des imprévus à gérer. Et c’est tout à fait normal ! Heureusement, nous n’en sommes pas encore au point de planifier sa journée à la seconde près ! Toutefois, identifier ses priorités libère le mental, fait gagner du temps et permet d’avancer avec plus de sérénité vers son objectif. Des méthodes éprouvées comme la matrice Eisenhower, la méthode SMARTE ou le concept du Eat the Frog vous aideront à devenir proactif dans la gestion de vos priorités. Principes clés de l’efficacité professionnelle qui font partie de la méthodologie proposée dans le carnet Boost’R (disponible sur le site Renêtre).
